Vergadering VvE JEG 15 maart 2011

15 maart 2011

1. De opkomst voor deze tweede vergadering is tamelijk klein. Wel mogen alle besluiten genomen worden. Lot Oostveen merkt op dat degenen die hier niet zijn, ook wel niet de notulen gelezen zullen hebben.

2. Het meerjarenonderhoudsrapport (MOP) is nog slechts in concept beschikbaar. De volgende vergadering zal het besproken worden. Dit MOP kan gevolgen hebben voor de servicekosten.

3. Rochdale heeft nu gereageerd op de brief over de liften. Er is ook overleg geweest met Schindler en Veritas. De oplevering van de liften levert nog problemen. Bij lift B is een constructiefout geconstateerd: de geleiders zijn op de muur van de aangrenzende woning gemonteerd ipv. op de muur van de aangrenzende gangkast, hetgeen contactgeluid in die woning oplevert. Dit wordt aangepast en daarna wordt er opnieuw gemeten; e.e.a. zou eind april gereed kunnen zijn. Daarna worden de lessen van lift B meegenomen bij een inspectie en finetuning van de andere liften.

4. Schindler kent drie verschillende lifttypen (voor 4, 10 en >10 verdiepingen) met verschillende certificaten. Voor de liften is er een 5-jarig onderhoudscontract, geldig vanaf 1 januari 2008. Garantie wordt na oplevering formeel door Rochdale gegeven. Alle onderdelen van een lift hebben een verschillende garantieperiode. Er wordt gemikt op een onderhoudscontract straks met een looptijd van 15 jaar.

5. Het loopwerk van de deur is het meest kritisch bij de lift, dat blijft.

6. Grubbehoeve heeft zes liften; de VvE JEG heeft er daar twee van. In de kosten komt de verhouding 1:3 ook precies terug.

7. Er is een noodreparatie door Etro gedaan aan een dilatatie onder het dak. Jan Kooiker zoekt uit of deze dilatatie onder noemer “dak” valt, dan zou deze reparatie volgens het splitsingsconvenant onder de garantie moeten vallen. Dré Molenaars vertelt dat het een oude afdichting betreft, die niet goed was afgedekt en daardoor sneller dan normaal was verweerd.

8. De notulen van de vergadering van 2 november 2010 worden goedgekeurd. Naar aanleiding hiervan (actiepunt 4.11 d.d. 21-04-2010) wordt besloten dat het dichte schot naast de toegangsdeur tot de galerij tussen lift B en C op 1 hoog vervangen wordt door een ruit, mits de kosten de x80 500 niet te boven gaan. Verder is er discussie over de boete die is opgelegd aan de eigenaar van 921 (x80 1500), omdat de lekkage vanuit de badkamer aldaar nog steeds niet gestopt is. De volgende stap zou zijn de reparatie daar te laten uitvoeren door een professional, op kosten van 921. Het besluit voortaan alleen tweede vergaderingen te houden verdwijnt van de Besluitenlijst. Er is geen lijst met alle actueel geldige relevante besluiten.

9. De kascommissie (Doede Simonides en Evie van der Honing) is nog niet klaar met de boeken van 2010, maar is wel positief gestemd. De twee leden van de kascommissie worden herbenoemd.

10. De bestuurder/administrateur Pro VvE Beheer is pas gedechargeerd voor het boekjaar 2010 op het moment dat de penningmeester en de kascommissie het met de boekhouding eens zullen zijn.

11. Penningmeester Gerda Lokman is niet tevreden over de afhandeling van facturen waarover zij twijfels heeft; ze wil dat deze behandeld worden en niet onbetaald blijven liggen. Haar voorstel hiervoor wordt aangenomen. Evenmin mogen balansposten zonder haar goedkeuring gemuteerd worden.

12. De VvE JEG doet ongediertebestrijding op incidentele basis; de Museumflat heeft hiervoor een servicecontract. De JEG is goedkoper uit zonder dan met zo’n contract; volgens Dré Molenaars kan dit komen door het positieve effect vanuit de Museumflat.

13. Er is een nieuwe kostengroep, F, voor de verhuurde bergingen. Dit is nodig volgens Pro VvE Beheer. Zowel de penningmeester als de kascommissie ontgaan de finesses van deze boekhoudkundige ingreep. Kascommissie en penningmeester zullen worden bijgepraat.

14. De stookkosten blijven de gemoederen bezighouden. Er is een rechtszaak geweest, aangespannen door Cesar Garcia. In verband daarmee heeft Pro VvE Beheer een overzicht gemaakt met gebruik in gigajoule per woning; aan dit overzicht “wordt nog een vervolg gegeven”. Het vervangen van de kleppen destijds heeft volgens Peter Dautzenberg in ieder geval bij hem een gunstig effect gehad. De stookkosten voor de totale Grubbehoeve over 2010 hebben een positief saldo van x80 19.000,=.

15. Het voordelig saldo 2009 wordt toegevoegd aan de Algemene Reserve.

16. Er zal een tweede rekening worden geopend bij een andere bank omdat het saldo op de bankrekening de x80 100.000,= heeft overschreden.

17. Dré Molenaars schetst de gang van zaken bij een juridische procedure tegen een wanbetaler. Als alles meezit, duurt dit altijd nog een jaar. De incassoprocedure wordt opnieuw vastgesteld.

18. Er wordt een nieuwe versie van het Huishoudelijk Reglement goedgekeurd; in deze versie zijn oude maar nooit goedgekeurde aanpassingen verwerkt. Er worden meteen twee wijzigingen aangebracht betreffende de procedure die gevolgd moet worden bij verhuur (van de hele woning; een (afsluitbare) kamer verhuren mag volgens Pro VvE Beheer niet, bekenden bij je laten inwonen wel. De splitsingsakte heeft hier ook regels voor) en betreffende de procedure voor het laten aanbrengen van naamplaatjes.

19. Er is een aantal voorstellen voor het aanpassen van het HHR:
a. klustijden uit 5.2 iets ruimer (Sara Riemens)
b. 10.3 zou mogen vervallen wegens andere formulering 10.1 (Truus Backers)
c. de Technische Commissie kan uit het Reglement, deze bestaat niet meer (Truus Backers)

20. Koert wil stoppen als voorzitter, maar er zijn geen gegadigden voor het voorzitterschap van het bestuur. Filip vraagt of het erg is als er geen voorzitter is. Dré zegt dat het wel zou kunnen als alles in rustig vaarwater is; Pro VvE Beheer zal dan wel meer volmachten moeten hebben.

21. Trijntje wil namens de Kunstcommissie meer geld. Er zouden via Cesar planten geregeld worden, maar dat schiet niet op. Een andere hovenier kan snel leveren, maar is duurder. De bedoeling is dat er grote plantenbakken op sommige verdiepingen komen.

22. De Beheercommissie heeft geen nieuws.

23. De Stichting Collectieve Ruimte vraagt zich af zij wel verslag moet doen in deze vergadering, maar noemt wel een paar punten:
a. Er wordt verbouwd, deze verbouwing gaat volgens plan. Het maakt wel herrie, maar niet vóór 8:00 uur. Eind mei is de verbouwing klaar, dan zal er door vrijwilligers nog veel werk verzet moeten worden om in het najaar open te kunnen gaan.
b. Op de site http://www.grubbehoeve.nl staan meer gegevens over de Collectieve Ruimten. Het bestuur heeft een eigen e-mailadres: bestuur[apen-staart]grubbehoeve.nl. Dat was niet algemeen bekend (ook niet bij het bestuur).

24. Het bestuur heeft nieuws uit de hoofd-VvE: Rochdale is in de hele Bijlmer camera’s met centrale 7×24 monitoring aan het plaatsen. Dit is veel goedkoper dan het voorstel van een tijd terug, De camera’s komen bij de toegang en in de liften. Als men in de Museumflat begint, kunnen we desgewenst meedoen. … (er is ook nog iets over nazorg en Metapart, punt gemist)

25. Het Projectbureau Vernieuwing Bijlmermeer is bezig met een evaluatie van het KJEB-project. Men komt nog langs bij Koert. Peter Dautzenberg zegt dat de KJEB-ervaringen goed van pas kunnen komen bij Kleiburg.

26. Lisette op 7 hoog heeft geen last meer van lekkage. Het is niet duidelijk hoe de situatie op 5 hoog inmiddels is.

27. Filip klaagt dat de zware deur van de fietsenstalling schade aanricht aan ophanging en muur. Hij zal het aan de huismeester laten zien, die eventueel vervolgactie zal ondernemen.

%d bloggers liken dit: